Conciërgediensten en diensten aan bedrijven - Evolutie van de behoeften & vooruitzichten

BEHOEFTEN en EISEN : AANBOD OP MAAT

V : Kunt u uw activiteiten eens omschrijven?

L. Soetens: “Wij (Burogest) zijn een facilitaire dienstverlener. We willen bedrijven (voornamelijk kmo’s met 10 tot 500 personeelsleden in alle sectoren van de economie) helpen zodat zij zich kunnen focussen op hun corebusiness, wat essentieel is om te kunnen groeien.

Concreet nemen wij de ondersteunende taken op ons door mensen (vaardigheden) en fysieke middelen (kantoren) ter beschikking te stellen.

Door bijvoorbeeld administratieve taken voor onze rekening te nemen (secretariaat, secretariaat op afstand, administratieve en financiële consultancydiensten, HR-beheer, ondersteuning bij digitale communicatie), kunnen we de bedrijven niet alleen ontlasten, maar we komen ook tegemoet aan hun toegenomen behoefte aan flexibiliteit. De nodige vaardigheden worden dus op maat geleverd (uren en periode op basis van de praktische vereisten).

Tegelijkertijd moet de nood aan kantoren en apparatuur inspelen op de hybride context (aanwezigheid ter plaatse >< op afstand). Ook hier spelen wij een rol met onze allesomvattende ‘fysieke’ oplossing op maat (inrichting en materiaal).

Daarvoor moeten we eerst en vooral de behoeften van het bedrijf begrijpen (analyse van de werking) om vervolgens in tweede instantie de benodigde ruimte te berekenen in functie van 3 belangrijke factoren:

• gedeelde ruimten (bv.: vergaderzalen);
• al dan niet gedeelde apparatuur (afhankelijk van het aantal thuiswerkers);
• ​​​​​​​plekken voor sociaal contact (kantoren zijn plaatsen geworden waar personeelsleden samenkomen, 
  ​​​​​​​ideeën uitwisselen en socializen).

Op basis van die 3 elementen wordt de inrichting van de ruimte georganiseerd en de grootte bepaald.”

TALENT AANTREKKEN EN BEHOUDEN

In zijn antwoord benadrukt B. Verstuyft de nieuwe eigenschappen van het sociaaleconomische model: “Dat wordt namelijk gekenmerkt door een sneller personeelsverloop (turnover) bij de bedrijven (de jongere generaties veranderen tegenwoordig gemiddeld om de 5 tot 7 jaar van werk). In die context vormen conciërgediensten een troef om talent aan te trekken én te behouden.

Voor de New Way of Working moeten absoluut werkplekken worden (her)ingericht, maar ook de dimensie van persoonlijk geluk – in al zijn vormen – is een vereiste geworden waarmee bedrijven rekening houden bij hun wervingsstrategieën.

Daarbij is het belangrijk om te vermelden dat die dimensie van geluk ook valt onder de ‘S’ van de ESG-criteria (*), die betrekking heeft op de impact van het bedrijf op zijn menselijke ecosysteem (personeel, klanten, leveranciers, lokale gemeenschappen, diversiteit …).

 Praktisch gezien heeft dat concept ‘geluk’ naast een wijziging van het ‘salarispakket’ van de personeelsleden (wagens zijn niet langer de eerste keuze) ook betrekking op de voordelen die ze kunnen krijgen voor hun persoonlijke/familiale en professionele evenwicht.

Voor het personeel is de basisgedachte achter dit model dus: Gezien de mogelijkheden (en het comfort) van telewerk moeten aan mijn aanwezigheid op kantoor verschillende voordelen worden gekoppeld. Wat bieden jullie mij?

Daarom hebben we (Easyday) besloten het spectrum van onze diensten uit te breiden, met onder meer de ‘koelkast’ (cateringdienst in samenwerking met een traiteur), een wasdienst, een pakket schoonmaakproducten (dat op kantoor wordt voorzien), yogalessen …

Daarnaast omvat dit spectrum ook de organisatie van de planning van collectieve vergaderzalen. Deze activiteit is veel crucialer geworden nu personeelsleden 2 of 3 dagen/week allemaal tegelijk fysiek komen werken.”

S. Sagman bevestigt de grote verandering in de manier waarop bedrijven werken en schetst de rol van Growners. “Als eigenaar en verhuurder van kantoorruimte ‘op maat’ (**), doorgaans tussen 100 en 500 m², voor kmo’s en/of zelfstandigen (accountants, advocaten, IT-ers …) merken we dat bedrijven veel gerichte vragen stellen over de gehuurde ruimtes. Bij die vragen horen ook een heleboel eerder praktische bijvragen: Wat zijn onze werkelijke behoeften qua locatie, functionaliteit en inrichting van de ruimtes? Hoe kunnen we personeelsleden motiveren om terug te keren naar kantoor? En ga zo maar door.

In deze context is het begrijpelijk dat ‘persoonlijke’ dienstverlening in onze gebouwen essentieel is geworden en dat de diensten in ‘pakketten’ of ‘à la carte’ (men betaalt alleen het werkelijke verbruik) van Easyday en Burogest een oplossing vormen.

Sterker nog, veel bedrijven die hun kantooroppervlakte hadden verkleind (het effect van telewerk), draaien die beslissing nu volledig of gedeeltelijk terug. Aan de basis van die ommekeer ligt het belang van de aanwezigheid van alle medewerk(st)ers 2 of 3 dagen per week (silo-effect vermijden).”

“Deze aanpak hangt ook af van de activiteiten van het bedrijf. Een hoofdzakelijk commerciële activiteit vereist minder ruimte dan een administratieve activiteit”, vult L. Soetens aan.

 

KOSTEN / BATEN

V. : Kunnen de voordelen (kosten/baten) van facilitaire diensten en conciërgediensten in cijfers worden vertaald?

“Voor deze vraag moeten we een cijfer plakken op het geluk van de personeelsleden. Dat is niet zo tastbaar”, merkt B. Verfuyst op. Hij wijst er evenwel op dat "studies aantonen dat geluk op kantoor het absenteïsme aanzienlijk vermindert.”

“Met betrekking tot de kosten”, vervolgt L. Soetens, “is het duidelijk dat de huur van een ruimte ‘met diensten’ (en inclusief kosten) 15 tot 20% meer kost dan de huur van enkel een ruimte zonder meer. Toch maakt de beschikbaarheid van gemeenschappelijke (gedeelde) ruimtes voor vergaderingen of andere activiteiten het mogelijk om de gehuurde vaste oppervlakten te optimaliseren en dus naar verhouding te verkleinen.
Op termijn zijn de kosten dus min of meer gelijk.”

S. Sagman komt terug op het concept ruimtes/diensten en benadrukt daarbij twee aspecten:

• het belang van de diensten (in het bijzonder catering) valt vooral op bij ‘afgelegen’ gebouwen die niet over lokale diensten kunnen beschikken;
• in de mate van het mogelijke richten we in bepaalde gebouwen gemeenschappelijke ruimtes in die speciaal gereserveerd zijn voor Easyday (bv. voor yogalessen). Dat is het geval bij het gebouw Park Station (Diegem).  

 

BLAUW/ROOD t.o.v. GEEL/GROEN

“Het klopt dat het aanbod van interne diensten van een gebouw moet worden gezien in relatie tot dat van de onmiddellijke omgeving van het terrein, maar het is ook zo dat de eigenschappen van de gebruikers (volgens hun beroep) een bont gezelschap van uiteenlopende persoonlijkheden tonen. De ‘blauwe/rode’ – veelal introverte – personeelsleden eten hun boterhammen voor hun computer op terwijl de ‘gele/groene’ – veelal extraverte – medewerk(st)ers graag de omgeving verkennen”, voegt L. Soetens eraan toe.

BINNEN 5 OF 10 JAAR

V. : Welke verandering(en) verwacht u in uw beroep als u 5 of 10 jaar vooruitkijkt?

L. Soetens: “We evolueren nu al naar meer flexibiliteit, creativiteit en wendbaarheid (bv. privékantoren 2 dagen/week beschikbaar maken, werkplekken herorganiseren in lijn met de toename van de digitalisering en het telewerk), maar die trend zal nog versterkt worden ten voordele van het individu. Dat sterkt ons in onze behoefte om (heel) dicht bij de mensen te staan om hun verwachtingen beter te begrijpen en dus te beantwoorden. Het ‘Connections Lab’ dat er binnenkort aankomt, maakt deel uit van deze benadering om de gemeenschappelijke interesses van personeelsleden buiten de professionele context in kaart te brengen.”

B. Verstuyft bevestigt deze verschuiving naar het individu en diens geluk en merkt ook op dat “er meer diensten en voorzieningen (garages, werkplaatsen, doucheruimtes, sportzalen …) worden aangeboden, vooral met betrekking tot de ontwikkeling van zachte mobiliteit.

Nu bedrijfsgebouwen ook ontmoetingsplaatsen worden om het personeel samen te brengen, ontstaat er bovendien meer vraag naar evenementen die iedereen dichter bij elkaar brengen (bv. een ‘wellnessdag’).

Tot slot staat het residentiële segment steeds meer open voor diensten zoals de onze. Een aantal redenen verklaren die verschuiving, waaronder een verkleining van de privéruimten (+/-15%) en meer gedeelde ruimten (coworkingspace, wasserij, fitnesszaal …) waar diensten worden gebruikt.”

VAN KANTOOR NAAR HUIS EN OMGEKEERD  !

S. Sagman: “Het is duidelijk dat telewerk een feit is geworden waarvoor een evenwicht moet worden gevonden, maar dat niet zal worden teruggedraaid. Volgens het principe van die hybride trend (kantoor/thuis) en een steeds meer verbonden wereld (voor betere informatiestromen) kunnen we de evolutie in één zin samenvatten:

Hoe meer het werk onze thuis binnendringt (home office), hoe meer onze thuis in onze werkplek binnendringt!

Daardoor breiden de leefruimtes in kantoren uit, met ruimere en beter uitgeruste/ingerichte keukentjes en multifunctionele ruimtes (inkomhallen, gangen) die worden omgevormd tot loungeruimtes (tafels, stoelen, poefs, podia, cosy hoekjes …).

Het menselijke geluk wordt bij bedrijven het centrale thema in alle ontwikkelingsstrategieën en zorgt ervoor dat meer rekening wordt gehouden met het verrichte werk, met name via persoonlijke dienstverlening.”

L. Soetens: “De hybride trend zal inderdaad groeien en verder reiken dan het hoofdkantoor van het bedrijf en de woning van het personeelslid. Hij zal uitmonden in de creatie van hubs om het personeel (per geografisch gebied) samen te brengen en de bedrijfscultuur te laten beleven zonder lange verplaatsingen te moeten maken of naar de stad te moeten! Bedrijven zullen op zoek gaan naar één totaaloplossing die hen alles biedt wat ze nodig hebben voor hun teamleden, dus ruimtes én diensten. Dat is ook het idee achter het gloednieuwe platform Way'kUp!, dat eind vorig jaar werd gelanceerd.”

“Als de toekomst van de steden gericht is op ‘vergeet je auto’, dan zal inderdaad slechts een deel van de bevolking worden aangesproken en de rest zal ‘emigreren’. In Brussel bestaat dat fenomeen al. Ook de matige kwaliteit van het openbaar vervoer speelt een rol, met alle gevolgen van dien. Terwijl het aantal stadsontwikkelingsprojecten toeneemt, hinkt het mobiliteitsaanbod achterop”, besluit B. Verstuyft.

 

(*) De criteria inzake Milieu, Maatschappij en Goed Bestuur (ESG-criteria) zijn een Europese maatregel die vanaf 2024 van kracht zal zijn en waarmee de aanpak voor MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen) van een bedrijf kan worden beoordeeld. Naast het louter economische aspect houden deze criteria ook rekening met de sociale en ecologische impact van de activiteiten.

(**) Ong. 50 huurders in 50 gebouwen.